Realizacje

Vilea Property Boutique

Premium agencja nieruchomości · Warszawa · ~30 agentów

8 modułów

zintegrowanych procesów

6–8 tyg.

czas wdrożenia

Make.com + AI

stack techniczny

Adrian Kołodziej, Managing Director Vilea Property Boutique, zgłosił się po przeczytaniu naszego artykułu o automatyzacji biur nieruchomości. Za pierwszą rozmową stało jedno pytanie: jak rosnąć bez proporcjonalnego wzrostu pracy administracyjnej zespołu?

Wyzwania

Klienci poszukujący wypadali z obiegu

Agenci prowadzili dziesiątki rozmów z potencjalnymi kupującymi, ale przełożenie tych rozmów na rekordy w CRM zależało od dyscypliny każdego agenta z osobna. Gdy wchodziła idealna oferta — nie było kogo powiadomić.

Leady z portali wymagały ręcznego wprowadzania

Zapytania z Otodom, Morizon i Facebook Lead Ads trafiały do różnych skrzynek mailowych. Każde zapytanie wymagało ręcznego przepisania — co przy skali kilkudziesięciu agentów generowało ryzyko pominięć.

Tworzenie ogłoszeń pochłaniało czas agentów

Każdy opis nieruchomości powstawał od zera — 20–30 minut na jedno ogłoszenie, wraz z ręcznym wyszukiwaniem informacji o szkołach, przystankach i terenach zielonych w okolicy.

Co wdrożyliśmy

Automatyczna agregacja leadów

Zapytania z Otodom, Morizon, Facebook Lead Ads, formularzy na stronie i skrzynki biurowej trafiają do CRM automatycznie — z przypisaniem do właściwego agenta, bez ręcznego przepisywania.

Notatka głosowa → profil klienta w CRM

Agent nagrywa 60-sekundową notatkę głosową po rozmowie. System transkrybuje ją, wyciąga dane (budżet, lokalizacja, wymagania) i automatycznie tworzy profil poszukującego. Zero ręcznego wpisywania.

Alert SLA dla właściciela

Jeśli któryś klient czeka zbyt długo na odpowiedź — agent dostaje SMS, Zarząd otrzymuje zbiorczy raport mailowy. Właściciel ma wgląd w czas reakcji zespołu bez angażowania własnego czasu.

Rezerwacje prezentacji + SMS

Każdy agent ma własny kalendarz rezerwacji online. Klient sam wybiera termin, dostaje SMS z potwierdzeniem i przypomnieniem rano w dniu prezentacji.

Automatyczny follow-up po prezentacji

Po każdym spotkaniu z klientem system wysyła sekwencję follow-up — dla każdego klienta, bez wyjątku, niezależnie od obciążenia agenta.

AI kreator ogłoszeń z Google Maps

Agent wpisuje parametry nieruchomości. System generuje pełny opis w stylu Vilea + 5 propozycji tytułu. Automatycznie dociąga z Google Maps szkoły, przystanki i tereny zielone. Całość gotowa w 2 minuty zamiast 20–30.

Stack techniczny

Make.com

Orchestrator integracji

Claude API (Anthropic)

Generowanie opisów AI

OpenAI Whisper

Transkrypcja głosu

Cloudflare Pages + Workers

Hosting kreatora

Cal.eu

Rezerwacje per agent

SMSAPI

Potwierdzenia i alerty

CRM

System źródłowy biura

Efekty

System działa na środowisku produkcyjnym od wdrożenia. Agenci Vilea korzystają z kreatora ogłoszeń, notatek głosowych i automatycznych potwierdzeń prezentacji w codziennej pracy.

Kluczowa zmiana: właściciel biura ma pełny wgląd w to, czy żaden klient nie czeka zbyt długo bez odpowiedzi — bez konieczności angażowania w to swojego czasu.

2 min

zamiast 20–30 min na opis ogłoszenia

modułów pokrywa całą ścieżkę pracy agenta

Prowadzisz biuro nieruchomości?

Wdrożenie zajmuje 6–8 tygodni i nie wymaga zmiany systemów, które już masz.

Umów bezpłatną konsultację